Archief van de maand: september, 2019

Soms gaan dingen niet zoals je gepland hebt. Ondanks een goede voorbereiding kunnen er dingen misgaan waar je geen invloed op uit kunt oefenen. Hoe ga je daarmee om? In dit verhaal een persoonlijk voorbeeld vanuit mijn eigen ervaring waarin ik deel hoe ik met zo’n situatie ben omgegaan.

De inspiratiesessie

Ik was door een opdrachtgever gevraagd om een inspiratiesessie te verzorgen bij haar klant. Dit heb ik al veel vaker gedaan, dus in de voorbereiding vertelde ik hoe het ongeveer zou gaan. Ik gaf aan wat voor locatie we nodig zouden hebben en hoe lang het ongeveer zou duren.

Anne, de contactpersoon bij de opdrachtgever, gaf aan dat de klant zelf een zaaltje had geregeld. Dat leek me uitstekend en de opdracht werd bevestigd. Ik nam zoals gewoonlijk nog even contact op met de locatie, en zij bevestigden dat alles wat ik nodig had aanwezig was. Een beamer, geluid, koffie en thee, dat soort dingen.

De werkelijkheid was een stuk anders.

Op de dag van de sessie kwam ik aan bij de locatie. Het ‘zaaltje’ bleek een café te zijn. Toen ik binnenkwam zaten er een paar mensen aan de bar en er zat een gezinnetje te eten. Maar, dacht ik, misschien hebben ze nog een zaaltje boven waar we kunnen zitten.

Dat bleek niet het geval.

De manager van het café had gedacht: het is woensdag, dus dan is de tent overdag toch leeg. Hij had netjes stoelen neergezet, de beamer klaargezet en voor het geluid gezorgd.  De toegang naar de werkruimtes waar de workshop zou zijn wilde hij niet afsluiten. Ook de voordeur kon niet dicht, het was tenslotte een café en dat was vandaag gewoon open.

Wat nu?!

Hier kreeg ik echt stress van. Een sessie is behoorlijk intensief en vraagt concentratie en een ruimte om open en eerlijk alles te vertellen wat er nodig is, dat kan niet in een omgeving waar andere mensen meekijken en luisteren.

Daar zat ik dan: met beamer in een café waar de mensen aan de bar zaten en een gezin met kinderen zit te eten. Daar kon ik niet met een team aan de gang.

Mijn grens was echt bereikt: ik had energie gestoken in de opdracht, maar de situatie was nu zo lastig dat ik nog niet wist of ik de sessie wel kon laten doorgaan.

Het belangrijkst was voor mij om allereerst rustig te blijven. Ik belde eerst de teamleider van het team, maar die nam zijn telefoon niet op. Toen belde ik met Anne, de opdrachtgever. Ik zei: ‘het gaat niet zoals gepland, ik moet even mijn verhaal kwijt en wil graag met je overleggen’.  Ook vroeg ik me af of ik de opdracht kon weigeren als de omstandigheden niet voldoen aan wat er nodig is.

Anne luisterde goed en gaf me de ruimte om even ongenuanceerd mijn frustratie te delen. Dat luchtte al gelijk op en hielp me op alles op een rijtje te zetten. Anne zei vervolgens: ‘Als het niet werkt voor jou moet je het niet doen, want het is het belangrijkst dat we kwaliteit leveren. Deze ruimte is buiten jouw invloed’.

Dat gaf me een beetje lucht. Afzeggen was een optie.

We doen het toch

Vijf minuten voordat het team arriveerde vertrokken de mensen die aan de bar zaten plotseling. Ook het gezinnetje dat had zitten eten rekende af en vertrok. Binnen een paar minuten was het hele café leeg. Had ik even geluk!

Het team kwam binnen en de teamleider was onaangenaam verrast. Hij had de locatie geregeld, maar dit was een duidelijk geval miscommunicatie.

We keken elkaar aan en zeiden: als we nu teruggaan naar het kantoor, dan komen we niet uit met de tijd. In overleg met het team besloten we om het toch door te laten gaan op deze locatie.

Dat het team instemde hielp mij ook. Zij gaven aan dat het niet ideaal was, maar wel werkbaar.

We hebben een leuke inspiratiesessie gehad. Het kostte mij wel extra focus en stemgeluid, maar de reacties vanuit het team waren goed. Het thema van de sessie was ‘Miscommunicatie’ en we hebben het voorval zelfs als voorbeeld gebruikt en er om gelachen :-).

Als je geen invloed hebt

Hoe klein dit voorbeeld wellicht ook lijkt, het principe is vaak hetzelfde: er gaat iets anders dan je verwacht, of er gebeurt iets waar je geen invloed op hebt. Zelfs met een goede voorbereiding kan er iets misgaan. Boos worden heeft dan geen zin, dat helpt niet. Wat wel helpt is kijken waar je invloed op hebt en schakelen in het moment.

Daarbij is het wel belangrijk om te zien waar je grens ligt zodat je geen dingen doet die je eigenlijk niet wil of die je niet kunt waarmaken.

Samengevat

In dit voorbeeld had ik geen invloed op de locatiekeuze. En het lukte ook niet om de ruimte alleen voor het team te reserveren. Op zo’n moment gaat het om de mindset te vinden die helpt om in mogelijkheden te denken.

Op een paar andere onderdelen had ik wel invloed:

• Mijn eigen mindset.
• Ik kon even stoom afblazen bij mijn opdrachtgever en alles op een rijtje zetten.
• Ik kon met de bedrijfsleider regelen dat de muziek van het café uit ging zodat mijn filmpjes te verstaan waren.
• Ik kon samen met de leidinggevende en het team de verwachtingen managen en afstemmen.
• Ik kon de situatie gebruiken als voorbeeld en leermoment voor het team.

Heb je soortgelijke situaties waarin je even geen invloed op een situatie had? Hoe ging je daarmee om, of hoe loste je het op? Deel het met me!