Nieuwe mensen in een team

Teams veranderen. Het ene moment werk je heerlijk samen met mensen die precies aanvoelen wat je wil, het volgende moment gaan die mensen weg en heb je het gevoel dat je van voren af aan moet beginnen.

De cultuur van een team en organisatie wordt bepaald door de mensen die er zitten. Als de samenstelling in je team verandert heeft dat impact. Dat brengt soms spanning met zich mee.

Of je nu in een nieuw team komt te werken of gaat samenwerken in een projectteam. Of je nu nieuwe mensen in je huidige team krijgt of dat er collega’s uit het team vertrekken: elke verandering is een prachtige gelegenheid om jullie samenwerking onder de loep te nemen.

Zo doen we dat nu eenmaal

Als iemand nieuw in een team komt, hoor je regelmatig de vraag: ‘hoe werkt het hier?’. Vaak reageren mensen dan op inhoudelijke zaken zoals de procedures en regels die er zijn. Of ze leggen uit hoe de systemen werken, hoe laat ze bijvoorbeeld beginnen en eindigen. Maar de informele zaken worden lang niet altijd uitgelegd. Zaken zoals bijvoorbeeld: ‘bij verjaardagen trakteer je je team op iets lekkers, bij voorkeur zelf gemaakt’. Of:’ je loopt niet zomaar de kamer van een ander binnen zonder te kloppen’.

Veel dingen in een team gebeuren gewoon omdat ze altijd zo zijn gegaan. Ook ineffectieve communicatie, gedoe en lastig gedrag: die zijn vaak ingesleten in een team en hebben patronen gevormd die lastig te doorbreken zijn.

Vaak zie ik dat een team wel gedoe ervaart, maar niet goed weet hoe dat aangepakt moet worden. Als je het gesprek aangaat over iets dat niet lekker loopt, kun je al snel de reactie krijgen: ‘dat doen we hier gewoon zo’. En daarmee is het gesprek beëindigd.

Nieuwe mensen in het team

Als er veranderingen in een team zijn, kun je dat moment gebruiken om het gesprek aan te gaan over hoe jullie zouden wíllen samenwerken. Je kunt als het ware de spelregels van het team opnieuw bepalen.

Ik begeleidde een keer een team waar een paar teamleden van de oude garde het team hadden verlaten. Er waren ook  nog eens 4 nieuwe collega’s bijgekomen. Flink wat verandering dus.

De nieuwe mensen in het team hadden een uitgebreid handboek gekregen met allerlei instructies hoe het werk verricht moest worden. Ze werden door de langst dienstdoende collega ingewerkt; zij wist immers goed hoe het er aan toe ging in de organisatie.  Deze collega had veel tijd en energie gestopt om het handboek zorgvuldig en duidelijk op te stellen.

Toen ik vroeg hoe de nieuwe mensen het proces van inwerken hadden ervaren kreeg ik vier volledig verschillende reacties.

De een vond het prettig om zulke duidelijke instructies te krijgen, een ander kreeg het ontzettend benauwd van al die regeltjes en ging daardoor opzien tegen het werk.  Maar omdat ze nieuw was in het team, durfde ze dat niet gelijk te zeggen. Eerst maar even de kat uit de boom kijken. Weer een ander nieuw teamlid keek het handboek helemaal niet in en ging gewoon zelf aan het werk: dat ging prima in zijn beleving.

Door het inwerkproces en de ervaringen daarmee met elkaar te delen kwam er veel informatie boven tafel die anders niet gedeeld zou zijn. Door de frisse blik van de nieuwe medewerkers werd het team zich ervan bewust dat een aantal procedures eigenlijk niet meer van toepassing waren en alleen maar extra werkverschaffing gaven. 

Ze maakten de afspraak om het handboek nog eens kritisch te bekijken met behulp van de input van de nieuwe collega’s.  Ze besloten gelijk om het thema : ‘zo doen we dat nu eenmaal’ op de agenda te zetten. Met als doel om ingesleten patronen te herkennen en te bespreken of die nog wel nuttig zijn. Zo’n sessie zou dan gelijk helpen om elkaar beter te leren kennen.  Daarnaast kwam aan de orde dat het goed was om voor het inwerken rekening te houden met de verschillende voorkeursstijlen: welk werk past het beste bij de nieuwe collega’s en wie van hen kan dat dan het beste doen? 

Wat willen we eigenlijk?

Veranderingen zijn een mooie aanleiding om samen vast te stellen: wat willen we eigenlijk?

Hoe willen we mensen inwerken? Waarom moet eigenlijk altijd dezelfde persoon de vergadering voorzitten?  Kunnen we ook eens staand vergaderen? Wat delen we wel bij het koffieapparaat wat niet met het hele team gedeeld wordt? Willen we wel alleen over onze leidinggevende praten als ze er niet bij is?

Je leert alleen maar wat je als team echt wil door het samen te bespreken. In elk team zitten verschillende mensen. Die hebben elk hun eigen kwaliteiten en behoeften. Om daar ruimte en respect voor te krijgen heb je een goed gesprek nodig. Hieronder geef ik je een paar gespreksstarters voor zo’n goed gesprek.

5 vragen voor je veranderende team

Vragen zijn een goede gespreksstarter. Prik dus eens een moment met je team om te bespreken hoe jullie nu werken en hoe je zou willen werken.

De vragen hieronder kun je stellen aan de mensen die nieuw in je team zijn gekomen.

1. Welke gewoonten heb je bij ons in het team ontdekt? Wat is hier anders dan bij je vorige werkgever?
2. Wat heb je zelf moeten ontdekken bij ons in het team? Wat gebeurt er wel, maar waar wordt niet over gesproken?
3. Waar verwonder je je over?
4. Waar hebben we het niet over?

Deze vragen kun je stellen aan de ‘oude garde’ binnen het team:

5. Wat moet een nieuwkomer echt weten over deze organisatie? Hoe werkt dat? En hoe zou je dat uitleggen?

6. Bedenk een ‘zo-doen-we-dat-nu-eenmaal-situatie’.  En bespreek met het team of je dit wilt behouden of dat het tijd is voor een aanpassing.

Ik hoop dat je een leuk en leerzaam gesprek met je (nieuwe) team hebt. Kom je er niet uit, of kun je een paar ervaren objectieve ogen en oren gebruiken om je gesprek te faciliteren? Dan kom ik natuurlijk graag langs. Ik help je graag: neem even contact met me op, dan bespreken we hoe ik je kan helpen.